• Hlavní kniha / Evidence zákazníků / Evidence nákupu / Skladová evidence
• Propojení se skladovou evidencí zároveň rozšiřuje funkční podporu všech transakcí ohledně nájmu a leasingových smluv definovaných v evidenci smluv.
• Servisní evidence - podpora preventivní údržby
• Evidence zdroju firmy - sledování dostupnosti sledovaných položek IM
• Evidence zakázek - řízení zdrojů a pracovníků firmy
• Zabezpečení postupu při práci s modulem IM
• Úplný záznam časového průbehu operací (kdo zadal nebo změnil určité záznamy v každé operaci)
• Bezpečnostní profily v úrovni datových polí pro zadání operací IM
• podle typu operace lze povolit přístup k určitým datovým polím pro zadání změn
• nastavené profily optimalizují zadání dat

• Víceúrovňové výkazy
• Výkazy podle lokalit pro plánování inspekcí instalovaných položek IM
• Standardní výkazy
• Úplný přehled o časovém průběhu všech položek IM

Příjmy firmy vytvořené na základě plnění smluv mohou být rozloženy do účtovacích období a do období platnosti smlouvy. Program podporuje rozbory nákladů zaúčtovaných na konkrétní smlouvy (s použitím struktury účtovacích dimenzí iScala) k hodnocení ziskovosti. Standardní součástí je plná podpora dokumentace, od cenové nabídky po fakturu.

Firmy, které v kontaktu se svými zákazníky kromě běžných objednávek používají smlouvy, potřebují flexibilní systém sledování smluvních závazků a zasílání upomínek zákazníkům, netýká se to pouze upomínek o platby. Evidence smluv poskytuje komplexní proces upomínek, který je nezávislým procesem systému, vedle běžné funkce upomínek o platbu v Evidenci zákazníků. Proces zajistí zobrazení nesplněných smluvních závazků v obsahu upomínky podle konkrétní smlouvy se zákazníkem, například typ instalovaného zařízení a typ poskytovaných služeb v rámci uzavřené servisní smlouvy.

Evidence smluv iScala obsahuje efektivní podporu diferencované identifikace smluv podle typů:

• Jednorázové smlouvy, obvykle na určité období s možností manuálně zadané obnovy
• Automaticky obnovitelné smlouvy, jejichž platnost se automaticky obnovuje na další období, pokud nezadáte zrušení smlouvy
• Referenční smlouvy, které se používají k zavedení platnosti komplexních pravidel fakturace, kdy konkrétní smlouva není základem pro fakturaci

Dohodnete se například se zákazníkem na bezplatném poskytnutí dvouhodinové časové lhůty pro servisní odezvu. V tomto případě každá objednávka na základě smluvního vztahu přebírá všechna pravidla fakturace ze smlouvy. Výsledkem je, že se zákazníkovi nic neúčtuje, faktura se nevystaví. Navíc můžete určit, zda fakturace má probíhat v Evidenci smluv iScala, nebo v Evidenci servisních objednávek iScala, nebo kombinovaně v obou modulech. Například program pro smlouvy o pronájmu podporuje činnost půjčovny aut, kde se od zákazníků požaduje platba předem na základě smlouvy o pronájmu vozidla. Spotřeba paliva se může účtovat zvlášť v programu pro zpracování splněných objednávek (po vrácení vozidla).

Standardní výkazy

• Plánovaný příjem (záznam na straně zisku)
• Ziskovost smlouvy
• Cenové nabídky

Data smlouvy jsou také převáděna do modulu Statistika iScala k variantním rozborům a k sestavování výkazů.

Servis a preventivní údržba

Do rámcové smlouvy lze zahrnout závazky preventivní údržby s popisem specifických podmínek, například vozidlo má nárok na servis po každých 10 000 najetých kilometrech, nebo kopírka se bude servisovat po každých 2 000 vytištěných kopiích. Program umožňuje účtovat příplatky pokud jsou překročeny mezní hodnoty stanovené smlouvou, například zákazník najede s vozidlem více kilometrů než je stanovený počet a servisní náklady se pak účtují zákazníkovi.

rogram plně podporuje správu textového obsahu smluv . text se zadává do řádků smlouvy. Při zadání nové smlouvy lze přidávat standardní fráze. Řádky smlouvy mohou obsahovat aktuální data o výrobním čísle, místu instalace a vlastnictví produktu nebo zařízení. Tato možnost je výhodná pro sledování a výhradní identifikaci položek (servisních předmětů), na které se vztahuje platnost smluvních závazků.

Komplexní (kombinované) smlouvy

Evidence smluv iScala podporuje kombinaci smluvních závazků v rozsahu definované smlouvy. Příkladem může být realizovaný prodej softwaru, na který navazuje poskytování konzultačních služeb i technické podpory a údržby. Softwarové komponenty mohou být bezplatné, určité typy podpory mohou být poskytovány v rámci smlouvy o údržbě a všechny konzultace mohou být účtovány zákazníkovi podle hodinové sazby. Při zadání servisní objednávky na základě smlouvy, například na instalaci softwaru, program automaticky identifikuje části, které jsou poskytovány v rámci smlouvy o údržbě a části, které se budou zákazníkovi účtovat. Každý řádek servisní objednávky je automaticky ověřen a opraven tak, aby každá položka mimo platnost smlouvy byla správně vyúčtována zákazníkovi a každá položka v rámci servisní smlouvy nebo záruky byla zaúčtována do interních nákladů firmy.

Smlouvy do odvolání

• Smlouva na dobu neurčitou upravující dlouhodobý harmonogram dodávek zákazníkovi. Výsledkem jsou jednotlivé dodávky, podle kterých se automaticky generují objednávky zákazníka. Faktura může být zhotovena podle smlouvy nebo objednávky.

Automatické objednávky zákazníků na základě smluv

• Post-datované objednávky zákazníka na základě dlouhodobého harmonogramu plnění smlouvy
• Probíhá-li fakturace v modulu Evidence smluv, objednávka zákazníka se nefakturuje a není požadavek na výpočet ceny
• Probíhá-li fakturace na základě referenční smlouvy v modulu Objednávky zákazníků, výpočet ceny se řídí cenou stanovenou ve smlouvě pro určité množství
• Objednávka zákazníka zůstává propojena se smlouvou
• Množství v objednávce lze měnit dle potřeby

Automatické nákupní objednávky podle rámcových smluv

Smlouva s dodavatelem upravující dlouhodobý harmonogram dodávek. Výsledkem jsou jednotlivé nákupní objednávky automaticky generované podle podmínek smlouvy. Dodávku a fakturu lze odeslat přímo zákazníkovi, nebo při doplnění zboží do vlastního skladu se zaúčtuje jako interní faktura pro interního zákazníka.

Automatické nákupní objednávky podle rámcových smluv

• Post-datované nákupní objednávky na základě dlouhodobého harmonogramu plnění smlouvy
• Probíhá-li fakturace v modulu Evidence smluv, dodavatel zajistí přímou dodávku zákazníkovi
• Interní faktura se použije při doplnění vlastních skladových zásob
• Nákupní objednávka zůstává propojena se smlouvou
• Množství v objednávce lze měnit dle potřeby

Smlouvy o pronájmu a leasingu

Smlouvy o pronájmu a leasingu Program podporuje smlouvy o činnosti pronájmu a leasingu. Výsledkem jsou jednotlivé objednávky zákazníků nebo servisní objednávky automaticky generované na základě smlouvy (podpora operací dodávky a vrácení). Smlouvy o pronájmu a leasingu jsou založeny na sledování množství (paralelní sledování položek investičního majetku a položek spotřeby).

Vytváření řádků dodávky a vrácení v Objednávkách zákazníků nebo v Servisní evidenci

• Vytváření objednávek na základě dlouhodobého harmonogramu plnění smlouvy
• Fakturace může probíhat v modulu Evidence smluv iScala, nebo v případě referenční smlouvy se faktura zadá v modulu Objednávky zákazníků
• Modul Objednávky zákazníků iScala podporuje operace dodání a vrácení zboží
• Kromě operací dodání a vrácení zboží podporuje modul Objednávky zákazníků iScala také instalaci produktu po dodávce a generální opravu po vrácení

Servisní smlouvy

Program Servisní smlouvy podporuje řízení cen a podmínek fakturace pro servisní činnosti a materiál.

Zadání servisní objednávky

Servisní objednávka je vytvořena na základě harmonogramu údržby, který může být standardní přílohou smlouvy. Funkcionalita Preventivní údržby je blíže popsána v samostatném materiálu Servisní evidence iScala.

Komplexní smlouvy

Smlouvy mohou být kombinací různých typů smluv

• Zadání uživatelem definovaných typů smluv
• Kombinace výše uvedených typů
• Definice přístupných polí pro jednotlivé typy

Výpočet ceny dle smlouvy

Na základě platných podmínek program vypočte a přidělí slevy hodinovým, nákladovým a materiálovým činnostem. Změny cen se mohou řídit určitým datem, obdobím, nebo indexem, oprava podle míry inflace (včetně období bez platnosti indexu) s paralelní podporou výpočtu slev podle aktuálního období. Evidence smluv iScala podporuje výpočty cen pro konkrétní smlouvy, oddělené servisní ceníky pro různé typy smluv a operace pro aktualizaci otevřených smluv.

Evidence zakázek iScala podporuje přidělení interních nebo externích pracovníků specifickým úkolům na základě potřeby, dostupnosti a dalších kritérií. Přidělení profesních zdrojů a jejich ocenění v rámci zakázky závisí na uživatelem zadaných vstupních hodnotách. V průběhu zakázky systém vyhodnocuje skutečné hodiny ve srovnání s plánem a zobrazí aktuální informace, včetně upozornění na kritické hodnoty, ve formě přehledů a výkazů.

K správné funkci modulu Evidence zakázek iScala je nutná instalace finančních modulů - Finance iScala. V integraci s modulem řízení materiálových potřeb a zdrojů iScala a Objednávkami zákazníků iScala poskytne Evidence zakázek iScala maximální výkon a možnost využít všech výhod, které jednotlivé funkce nabízejí. Evidence zakázek iScala sdílí společné zdrojové soubory s moduly Servisní evidence iScala a Mzdy iScala. Evidence zakázek iScala podporuje nasazení více uživatelských databází v integraci s různými úrovněmi každé zakázky, kde máte možnost ukládat dodatečné informace ke konkrétní zakázce.

Nákladové činnosti typicky zahrnující cestovné, diety a režijní náklady, jsou podrobně sledovány a účtovány podle jednotlivých zakázek. Podobně jako u materiálových činností můžete na základě definovaných nákladových činností aktivovat nákupní objednávky.

Plán faktur obsahuje řadu modelů pro výpočet ceny (průběžná fakturace, pevné ceny nebo nejvyšší stanovené ceny, opakované faktury) a metody fakturace pro všechny činnosti. Můžete například preferovat fakturaci na základě definovaných událostí, to znamená podle časů zahájení a ukončení zakázky, nebo podle splněných kontrolních bodů zadaných k činnostem. Funkce fakturace může být aktivována na základě počtu nahlášených hodin, nebo podle určitých dat. Samozřejmě se můžete rozhodnout pro manuální zadání faktury, nebo nastavit periodickou fakturaci (týdně, měsíčně). Plány faktur můžete vytvářet v úrovních zakázky nebo dílčích zakázek, kdy každá dílčí zakázka může mít vlastní plán fakturace.

Včasné dodávky materiálu požadovaného typu a kvality jsou předpokladem bezproblémového plnění zakázky, proto jsou logistické operace zakázky hladce propojeny se všemi procesy SCM (řízení dodavatelsko-odběratelských operací) iScala. Ve fázi plánování materiálu pro zakázku je vám k dispozici celý rozsah funkcionality v rámci kompletního řešení logistiky. Činnosti zakázky zahrnující materiálové požadavky automaticky aktivují vytváření nákupních objednávek, zatímco Evidence zakázek iScala nabízí podporu přímé fakturace za materiál a tím vám umožňuje mít dokonalou kontrolu nad financemi.

Evidence zakázek iScala poskytuje potřebné a výkonné nástroje podporující všechny etapy realizace zakázky včetně přípravy plánů, odhadů a rozpočtů a zajišťuje spolehlivé sledování a vyúčtování skutečné ceny zakázky. K dispozici jsou flexibilní rozpočtové varianty s možností srovnávacích analýz na základě předchozích rozpočtů. Neocenitelnou výhodou jsou funkce pro detailní rozpočty podporující všechny úrovně zakázek a dílčích zakázek až po jednotlivé činnosti. Evidence zakázek iScala poskytuje aktuální informace o možném překročení plánovaných nákladů a stavu dokončení zakázky v procentech a tím vám dává možnost včas učinit nezbytné kroky a všechny zakázky řídit správným směrem a podle plánu.

K zadání nových zakázek jsou k dispozici šablony; výhodou Evidence zakázek iScala je paralelní podpora více variant šablon. Do každé šablony lze zadat standardní data jako jsou dílčí zakázky, struktury činností, nebo obchodní proměnné - například sazby DPH. V šablonách jsou také uloženy informace o zvolených metodách výpočtu nedokončených prací (operací NP) a výpočtu nákladů, stejně jako o typech dokumentů a jejich požadovaném pořadí v průběhu zakázky. Informace zadané v šablonách slouží jako výchozí informace při zadání každé nové zakázky a lze je snadno upravit podle aktuální situace.

Při zpracování probíhající zakázky mohou být některé náklady zachyceny v jiném procesu iScala. Například účet za oběd s klientem jste zadali do modulu Mzdy k vyúčtování vašich pracovních výdajů a tato částka je evidována v Hlavní knize. Evidence zakázek iScala poskytuje funkcionalitu k vyhledání všech dodatečných nákladů a jejich zařazení do evidence příslušné zakázky.

Evidence (saldokonto) dodavatelů slouží k záznamu informací o dodavatelských fakturách a dalších finančních operacích v souvislosti s dodavateli. Program standardně podporuje evidenci souborů dodavatelů v jednotlivých firmách zadaných v systému iScala, nebo správu jedné společné databáze dodavatelů, záznamy DPH, platební prognózy, návrhy plateb, výpisy zůstatků s možností měnových přepočtů podle cizích měn použitých ve fakturách, statistiku prodeje včetně rozboru ABC a statistiku Intrastat pro uživatele v Evropě. Obsahuje efektivní možnost pro zaplacení otevřených faktur prostřednictvím přímé platby, směnky, nebo zadáním dobropisu.

Automatické platby

systém poskytuje možnost zadat elektronické platební instrukce bance pro uskutečnění platby dodavateli. Funkci automatické platby nákupu iScala můžete použít k vytvoření souborů pro banku, nebo k tisku šeků v různých volitelných formátech. Načasování plateb dodavatelům lze automaticky nastavit podle priorit zadaných jednotlivým dodavatelům. Pro lepší podporu odsouhlasení účetních záznamů lze podrobné údaje o platbách evidovat ve zvláštním souboru saldokonta dodavatelů.

Evidence (saldokonto) zákazníků slouží k záznamu informací o fakturách vydaných zákazníkům a dalších finančních aktivitách zákazníků. Program standardně podporuje evidenci souborů zákazníků v každé firmě zadané v systému iScala, nebo vedení jedné společné databáze zákazníků, záznamy DPH, výpisy zůstatků na účtech a zjišťování prodlení dlužníků, statistiku prodeje včetně rozborů ABC a statistiku Intrastat pro uživatele v Evropě. Nabízí efektivní možnost pro zaplacení otevřených faktur prostřednictvím přímé platby, zadáním směnky, nebo zvolením úvěrového limitu v případě vráceného zboží nebo uplatněné reklamace. Vyrovnání platby lze zadat proti otevřené faktuře nebo výpisu pro zákazníka (periodická fakturace). Standardní součástí jsou operace sledování úvěrových limitů, blokování dodávek, nastavení cyklů upomínek a úrokových faktur.

Hlavní kniha je centrální část účetního systému každé firmy. Může obsahovat jednoduchou účtovou osnovu, nebo složitou vícedimenzionální strukturu podporující pokročilé dotazové funkce. Aktuální, rozpočtová a simulovaná data lze získat v libovolné měně a ve výkazech za účetní období a finanční roky podle požadavků firmy. Hlavní kniha podporuje triangulaci (a proto je připravena na fáze zavádění měny Euro), měnové přepočty (včetně skutečných nebo předpokládaných Kurzových zisků a ztrát),

Podle interních požadavků firmy může Hlavní kniha také podporovat automatickou eliminaci operací mezi firmami.

Některé z hlavních výhod finančních modulů iScala jsou:

Konsolidace Hlavní knihy (periodická a permanentní)

- funkce umožňující automatickou evidenci paralelních verzí finančních záznamů firmy, například v různých měnách, nebo vedených podle odlišných účetních pravidel (GAAP), nebo rozdělených do různých účtovacích období nebo finančních roků, případně pro všechny uvedené úpravy. Proces konsolidace může být trvale spuštěn na pozadí operací, nebo pravidelně na konci definovaného období; v průběhu konsolidace probíhá zaúčtování operací na různé účty nebo dimenze podle požadavků firmy.

Prognóza pohybu finanční hotovosti

- tuto možnost ocení zejména pracovníci pokladen, kteří mohou předvídat likviditní potřeby firmy na základě aktuálního prodeje, otevřených nákupních faktur, zakázek a servisních smluv a plánovaných plateb, jako jsou daně a směnky. Finanční toky mohou být sestaveny tak, aby zachycovaly platební zvyklosti klientů a platební priority firmy vůči dodavatelům.

Drobná hotovost

- užitečná funkce podporující lepší řízení a kontrolu pokladen, které mohou být provozovány samostatně, nebo jako jedno středisko se společným účtováním záloh.

Vytváření výkazů

- program pro vytváření výkazů, který nabízí vysoce výkonný nástroj pro zadávání dotazů s podporou předem definovaných propojení na účetní informace; výsledná data lze prezentovat dle požadavku firmy ve flexibilních formátech a s využitím funkcí agregace dat.

Přímá fakturace iScala je velice užitečný program podporující řízení fakturace ve firmách, které nepotřebují složitější operace pro zpracování objednávek nebo logistiky, například poskytovatelé služeb ve vymezeném rozsahu. Plně integrovaný modul umožňuje přímé zadání a tisk faktur bez zboží a podporuje malý soubor pro evidenci cen do 100 položek.

V mnoha zemích se dlužné faktury hradí přes banku formou směnek nebo post-datovaných šeků. Podle konkrétní země mohou být směnky garantovány bankou. Směnky mohou být vystaveny na banku trasanta (účet vystavitele), nebo na banku, která směnku garantuje, nebo v kombinaci obou. Směnky lze vystavit jednotlivě nebo ve formě portfolia. Modul iScala pro směnky poskytuje všechny potřebné nástroje a možnosti výkazů pro efektivní kontrolu a řízení operací plateb ve formě směnek a je plně integrován s ostatními finančními procesy systému..

Logistika iScala je plně integrované řešení s plně automatizovanými účetními operacemi a řízením procesů prodeje, skladu a nákupu. Řešení představuje velmi přizpůsobivý a spolehlivý nástroj především pro firmy, které požadují integraci svých operací, lepší kontrolu a minimalizaci duplicitních vstupů a jejich odsouhlasení, což je příznačné pro prostředí softwaru bez integrace se všemi procesy. Při využití dalších částí produktu iScala může Logistika iScala nabídnout mnohem více než jen logistické řešení. Použití programů iScala pro kontrolu jakosti, evidenci skladovacích míst a sledování dávek pomůže zlepšit interní procesy, jak ve firmách působících v oblasti kontrolovaných oborů, jako je potravinářství, farmacie, chemická výroba nebo kosmetika, tak ve firmách, které se snaží zlepšit sledování a řízení svých distribučních nebo výrobních procesů, nebo jen chtějí zlepšit životní cyklus svých klientů pomocí kontroly kvality prodávaného zboží.

Logistika iScala je integrovaná s řešením iScala pro evidenci zakázek, evidence smluv, servisní evidenci a řízení výroby. Provázanost řešení poskytuje plnou podporu všech činností firmy, nejen řízení operací prodeje, skladu a dodávek, ale také operací výroby a montáže, sledování smluvních podmínek a závazků, plánování údržby pro uskladněná zařízení nebo zařízení instalovaná u zákazníků, a stejně spolehlivě usnadňuje řízení velkých zakázek s úplným funkčním propojením s finančními a logistickými procesy.

Všichni pracujeme v propojeném světě a s rostoucími nároky na automatizované procesy a integrované dodavatelské řetězce a procesy nákupu je nanejvýš důležité investovat do otevřených, flexibilních, softwarových řešení, která spolupracují s dalšími systémy. Celá řada řešení konektivity iScala zahrnující například XML-EDI pro operace prodeje, nebo integraci aplikace nákupu, je důkazem toho, že se snažíme vyhovět potřebám firem nejen v přítomnosti, ale také plánujeme jejich budoucí rozvoj.

Proces nákupu v systému iScala podporuje řízení všech činností spojených s nákupem, včetně plánování nákupu, vytváření návrhů nákupu, vytváření žádostí o nákup a nákupních objednávek, sledování doby dodání zboží nebo služeb na základě odsouhlasených objednávek a zadání nákupních faktur.

Návrh nákupní objednávky

Evidence nákupu iScala vytváří návrhy nákupu pro každý den v týdnu, nebo podle požadované frekvence. Návrhy jsou vytvářeny na základě aktuálních skladových zásob, průběžných dob dodavatelů, zadaných nákupních objednávek, výrobních plánů a objednávek zákazníků. Optimální objednávky množství (EOQ) a nejkratší dodací lhůty nebo nejvýhodnější ceny jsou faktory, které jsou zahrnuty do automatického návrhu nákupu.

Nákupní objednávka

Nákupní objednávku můžete zadat přímo, nebo může být vytvořena automaticky na základě akceptace a převodu návrhu nákupu. Zadaná objednávka se ihned promítne ve výpočtech plánování ATP a návrhu nákupní objednávky.

Příjem zboží

Řešení iScala umožňuje pracovníkům skladu přímo zadávat detailní informace o nové dodávce do skladu. Přepravné, pojištění a další náklady lze zaúčtovat ke každé dodávce dle požadavků firmy, tyto hodnoty se pak použijí ve funkci účtování nákladů a podrobných výkazů odchylek.

Vrácení zboží

Pokud dodané zboží neodpovídá kvalitě dohodnuté s vaším dodavatelem, nebo vám jednoduše omylem dodali jiné zboží, pak vám iScala pomůže urychleně zadat operace storna pro přijaté zboží a snížit aktuální stav skladu po vrácení položek zpět dodavateli.

Program objednávek zákazníků iScala řídí postup zpracování objednávky a všech jejích náležitostí. Proces začíná vytvořením cenové nabídky nebo přímo zadáním nové objednávky do systému, pokud není požadavek na cenovou nabídku.

Cenová nabídka

Řada firem uplatňuje postup, kdy pro svého klienta nejprve sestaví nabídku před odsouhlasením konečné objednávky. V systému iScala jsou nabídky evidovány jako zvláštní typ objednávek včetně všech cen a slev pro zákazníka a určitý produkt. Po potvrzení nabídky zákazníkem systém iScala jednoduše převede nabídku na objednávku.

Objednávka zákazníka

V systému iScala představuje objednávka zákazníka záznam dohody o dodávce zboží nebo služeb zákazníkovi podle určitých kritérií jako je datum, množství, způsob dodání, cena a podobně. Stejně jako v případě klasických objednávek iScala podporuje řadu doplňkových typů objednávek, nejčastěji jsou to opakované objednávky, objednávky na úvěr a zbytkové objednávky na zboží, které momentálně není na skladě. Další výhody spočívají v automatickém zadání detailních informací ohledně zákazníka, který objednávku zadal, zákazníka, kterému se má zboží nebo služba dodat, místo určení dodávky, a také zákazník, kterému se odešle faktura k úhradě splněné dodávky.

Přímá dodávka

Schopnost identifikovat vhodné skladové položky k zajištění přímé dodávky zákazníkovi je velice výhodná vlastnost systému, zejména v případě, kdy potřebujete snížit objem skladových zásob u položek, které se neprodávají pravidelně nebo vyžadují zvláštní podmínky uskladnění, nebo v případech, kdy potřebujete urychlit odběratelskododavatelský cyklus a zároveň minimalizovat hodnoty skladových zásob. Zadáte-li objednávku na některou z položek určených pro přímou dodávku, program ihned vytvoří propojenou nákupní objednávku se všemi instrukcemi pro dodavatele ohledně požadované dodávky přímo koncovému zákazníkovi.

Plánování (ATP) a přeplánování

Všichni pracovníci prodeje jistě dobře ví, že jedním ze způsobů jak udržet spokojenost zákazníka, jsou přísliby dodávek, které lze následně splnit. Funkce plánování ATP (available to promise) iScala vypočte množství skladových zásob, které budou k dispozici k navrženému datu dodávky a zároveň stanoví potřebné časové rezervy pro zpracování ostatních zadaných objednávek zákazníků, výrobu požadované položky a lhůtu pro dodavatele. Pokud má firma dostatečné skladové zásoby, pak se prodejci mohou zavazovat k novým dodávkám s jistotou, že své sliby vůči zákazníkům splní, nebo mohou navrhnout jiné datum, kdy bude požadovaná položka k dispozici. Funkce přeplánování je velmi užitečná v případech, kdy je třeba změnit původní plán; například nedokáže-li dodavatel dodržet stanovenou dodací lhůtu, program identifikuje objednávky zákazníků, na které má toto zpoždění vliv a dodávky nebudou splněny k slíbeným datům; firma může tyto zákazníky včas kontaktovat a nabídnout jinou možnost, nebo zajistit alternativní dodávku.

Výpočet průběžné doby

Funkce výpočtu průběžné doby iScala vám pomůže zpřesnit plánování do všech detailů, to znamená precizněji než výše uvedená funkce ATP. Funkce umožňuje vybírat postupy, možnosti přepravy a tím vytváří celkový obraz o čase potřebném ke zpracování objednávky včetně doby nutné k přepravě zboží vašemu klientovi.

Kontrola úvěru

Tento program iScala pomáhá firmě řídit úvěrové operace ve vztahu ke svým zákazníkům. Výše úvěrů je kontrolována nastavením mezních hodnot pro poskytované úvěry a program automaticky zabrání zadání nové objednávky nebo dodávky a zobrazí upozornění o překročeném limitu, aby pracovníci firmy mohli učinit potřebná opatření. Kontrola úvěru je funkce plně propojená s evidencí zákazníků ve finančních modulech systému iScala a podporuje zpracování úvěrů v různých měnách a podle proměnlivých podmínek, kdy prodejní cena může být účtována v jiné měně než je poskytnutý úvěr, nebo dodávka je určena na jinou dodací adresu.

Výdeje a dodávky

Funkce podporující sledování výdejů a dodávek materiálu v systému iScala pracují s výrobními čísly a dávkami. Výdej lze uskutečnit na základě konkrétní dávky nebo výrobního čísla, nebo podle celé řady dalších metod, například FIFO (podle doby zaskladnění), pořadí skladovacích míst, FEFO (podle záruky), atd. Všechny navazující dokumenty pro přepravu, dodávku a fakturaci jsou vytvářeny automaticky ve správný čas a ve správné fázi procesu.

Fakturace a konsolidace objednávek

Po výdeji zboží ze skladu lze vystavit faktury pro zákazníky. Stejně jako možnost vytváření faktur k jednotlivým splněným objednávkám iScala podporuje také konsolidaci objednávek: objednávky, které se mají vyúčtovat stejnému zákazníkovi, program spojí do jediné faktury pro zákazníka a zároveň zachová možnost zpětného sledování jednotlivých objednávek. Integrace finančních modulů iScala zajistí zaúčtování faktur do evidence zákazníků a na účty pohledávek.

Procesy iScala aktualizují záznamy skladu několika způsoby. Hlavní část řízení skladu probíhá na základě operací v modulu Skladové evidence.

Hlavní soubor položek

Jádrem Skladové evidence je hlavní soubor položek. Obsahuje všechny informace týkající se každého jednotlivého výrobku, může to být surovina, dokončený výrobek nebo neskladová položka. Cena, náklady (podle celé řady možných metod ocenění a dle požadavku také paralelně v různých měnách), převody jednotek (v případě kdy se liší skladové jednotky a jednotky prodeje), skupiny a kategorie výrobků, účtovací pravidla, informace o skladech a pozicích uskladnění, příznaky pro sledované položky (nebezpečný materiál), záruční a náhradní položky, optimální množství nákupu, rozpočty, informace o dodavatelích a jejich řazení podle priorit. Popisy skladových položek lze evidovat paralelně v několika jazycích díky podpoře UNICODE systému iScala a jazyky jako angličtina, arabština nebo čínština, mohou být používány současně v dokumentech a na obrazovkách.

Řízení skladů

Počet logických skladů, které l ze definovat v iScala, je téměř neomezený, stejně jako počet skladovacích míst v rámci jednotlivých skladů. Položky lze skladovat v libovolném místě a skladu, anebo s použitím volby iScala pro řízení čísel skladovacích míst lze vytvářet automatické návrhy na uskladnění, které usnadní vyhledání vhodných volných míst pro přijatou dodávku.

Výrobní čísla

Funkce podporující řízení výrobních čísel poskytuje vysokou granularitu operací a umožňuje evidovat mnoho charakteristik u každé položky, kterou potřebujete sledovat. Položky s přidělenými výrobními čísly lze snadno propojit s procesy Servisní evidence iScala (viz. další informace) a v plném rozsahu umožnit sledování časového průběhu servisu k dané položce, její umístění a plán preventivní údržby.

Ceny a slevy

Každá skladová položka může mít několik cen, například podle různých kategorií zákazníků, nebo podle snížených cen v závislosti na určeném datu. Ceny můžete zadávat do ceníků v místní (domácí) měně, v cizích měnách, nebo převádět do jiných měn podle různých kurzů, všechny tyto úpravy lze provádět snadno a rychle. Funkce obsahuje nastavení flexibilních pravidel pro výpočet slev na základě množství, smlouvy, zákazníka, skupiny výrobků, nebo dalších kritérií, včetně kaskádového řazení slev.

Funkce statistiky iScala slouží k analýze, kontrole, a sledování klíčových hodnot celého logistického procesu. Informace o objednávkách zákazníků a nákupních objednávkách, nevyřízených objednávkách, provizích prodejců, zákaznících, dodavatelích a skladových položkách lze rychle prověřit a kombinovat pro účely srovnávací analýzy na základě aktuálních činností i časového průběhu operací, například k určitému datu nebo podle období. Statistika iScala umožňuje snadnou integraci s externími analytickými nástroji k docílení podrobnějších rozborů, k testování scénářů "what-if" nebo ke kombinaci dat iScala s daty z jiných zdrojů.

V modulu Mzdy je možné zabránit určitým uživatelům v přístupu k mzdovým údajům, k některým funkcím a také k mzdovým složkám. Funkce revizního deníku sleduje veškeré změny v přístupovém oprávnění uživatele.

Z hlediska podpory personalistiky modul Mzdy nabízí uživatelům prostor k zadání vlastních datových polí pro zaměstnance, soubory časového průběhu zaměstnanců a nabízí zabudované generátory výkazů.

Modul Mzdy Scala může fungovat jako samostatný produkt. V propojení s moduly Řízení zakázek, Řízení servisu a Hlavní kniha poskytuje mnohem větší výhody.

Díky plnému propojení s modulem Hlavní kniha nabízí modul Mzdy vyčerpávající informace pro podrobný rozbor ohledně rozdělení nákladů na mzdy, příspěvky a daně vedené na jednotlivých účtech a zároveň je rozlišuje podle dodatečných 9 účtovacích dimenzí jako jsou výrobky, zakázky a střediska. Modul bez problémů podporuje situace, kdy zaměstnanci pracují v různých účtovacích dimenzích (středisko, výrobek, zakázka) v průběhu jednoho mzdového období.

Modul lze propojit s moduly Hlavní kniha a Řízení zakázek s cílem zajistit výkonný nástroj pro řízení operací personalistiky nebo můžete s modulem pracovat jako se samostatným programem. Zdokonalené funkce importu/exportu dat umožňují snadnou návaznost s některým externím mzdovým programem.

Evidence smluv iScala podporuje vytváření, obnovu a zrušení smluv (včetně dobropisů). Smlouvy jsou nezávislé na řízení dodávek, to znamená, že fyzické dodání určitého zboží zákazníkovi nemusí být účtováno v rámci uzavřené smlouvy.

Použití servisních smluv v Evidenci smluv iScala v integraci s modulem Servisní evidence umožní rozšířit celý proces tak, aby zahrnoval závazky v rámci dlouhodobých servisních smluv a zároveň automaticky vytvářel konkrétní servisní objednávky podle zadaných smluv pro servisní činnosti.

Po zadání servisní objednávky do systému lze na základě zadané smlouvy aktivovat vytvoření servisní objednávky. Novou smlouvu lze zadat pomocí kopie záznamů staré smlouvy.

Evidence servisních smluv podporuje zvláštní cyklus fakturace zahrnující identifikaci splněných závazků podle Servisní evidence iScala, s možností fakturace na základě objednávky v Servisní evidenci, nebo na základě servisní smlouvy v Evidenci smluv. Evidence smluv je samostatný modul iScala dodávaný nezávisle na modulu Servisní evidence. (Bližší charakteristika je uvedena v samostatném materiálu Evidence smluv).

Firma, která se rozhodne pracovat s modulem Servisní evidence iScala, získá výhodné řešení pro plánování a sledování všech servisních činností interních, "v terénu", nebo jako součást údržby vlastního vybavení firmy.

Servisní evidence samozřejmě není určena jen pro manažery, ale je cenným nástrojem také pro servisní techniky, kteří si každou práci musí naplánovat a připravit a v této fázi jim pomáhá přístup ke všem informacím ohledně určitého servisního předmětu a technická dokumentace k určitému produktu, stejně jako referenční seznamy činností.

Při interním servisu zahrnuje cyklus dodávky další kroky: převzetí servisovaného předmětu z místa instalace a jeho zpětnou přepravu po dokončení servisu. Pokud nelze předmět opravit, může firma zajistit výměnu a původní předmět dopravit zpět do svého skladu k dalšímu použití nebo likvidaci.

Nespornou výhodou Servisní evidence iScala je zdokonalená funkcionalita pro řízení procesu výměny, jak pro kompletní servisní předměty (čerpadlo), tak pro součásti servisních předmětů (kompresor). Tato možnost značně usnadňuje celý proces a zajišťuje správné ohodnocení poškozené položky, bez nároků na další náklady skladu

Proces preventivní údržby je nejlépe prezentován při vytváření prognóz požadovaných servisních událostí (hodinové, nákladové a materiálové činnosti), které se aktivují po dosažení definovaných veličin množství nebo času.

Servisní událost je předpokládaná činnost, například generální oprava nebo výměna oleje, která je aktivována na základě kilometráže vozidla. Servisní událost je plánována konstruktérem servisního předmětu, například kamion potřebuje vyměnit brzdy po každých 50 tis. ujetých kilometrech, nebo po každých 20 měsících.

Servisní evidence iScala umožňuje vytvářet prognózy pro všechny servisní události na základě docílení limitu množství nebo času, které mohou nastat při prohlídce nebo servisu. Na každou událost navazuje určitý rozsah práce ("job") definující potřebné hodiny, náklady a materiál.

Každý model prognózy identifikuje servisní předmět podle výrobního čísla a místa instalace. Aktivaci servisní události lze naplánovat podle oddělených kritérií, například na každých 5 tis. kilometrů, nebo 500 hodin. Servisní plány může vytvářet zákazník nebo servisní centrum poskytovatele.

Systém vytvoří návrh objednávky na preventivní údržbu. Každý řádek zadaný do návrhu servisní položky lze kdykoli zkontrolovat, odsouhlasit a převést na servisní objednávku. Výkazy sledovaných hodnot na základě definovaných počítadel pro načítání množství mají vliv na výpočty prognóz v systému preventivní údržby. K odstranění kolizních rozsahů prací, které byly naplánovány paralelně, můžete definovat pořadí priorit všech činností, to znamená, že například čištění výrobního zařízení nebude naplánováno na stejnou dobu jako plnění vstupního materiálu pro výrobu.

Program podporuje účtování mimořádných poplatků pokud jsou zjištěny překročené mezní hodnoty dohodnuté podle smlouvy se zákazníkem, například počet kilometrů které zákazník může najet s vozidlem v rámci leasingu. Zároveň zůstává v platnosti schéma účtování servisních nákladů podle platné záruky.

Důležitou částí servisní evidence je plánování a přidělování zdrojů.

Podrobné kalendáře zobrazující volné dny a pracovní hodiny a možnost snadného plánování a přeplánování pracovníků pro jednotlivé servisní činnosti jsou typickým požadavkem poskytovatelů servisu. Definice a klasifikace techniků požadovaných ke splnění určitých úkolů a činností ušetří firmě spoustu času a usnadní automatické operace přidělování zdrojů servisním činnostem. Díky této funkcionalitě můžete mít jistotu, že definované servisní činnosti budou přiděleny pracovníkům, kteří mají správnou kvalifikaci a potřebné zkušenosti v daném oboru. Program umožňuje průběžné sledování a aktualizaci záznamů o kvalifikaci techniků a šetří čas i náklady na celý proces vyhledání a plánování zdrojů.

Řízení zdrojů iScala je plně integrovaná součást řešení Servisní evidence iScala a nabízí podrobný registr zdrojů pro strukturované informace podle rozsahu kvalifikace, adresy, typu zdroje a podobně.

Grafické nástroje plánování zdrojů umožňují snadné plánování a přeplánování pomocí jednoduché metody drag-and-drop mezi techniky, servisními objednávkami a probíhajícími zakázkami. Tato plánovací platforma reflektuje na požadavky zadané z modulů Servisní evidence a Evidence zakázek a umožňuje sdílení zdrojů.

Můžete plánovat, řídit a sledovat vývoj zdrojů (interních i externích), plánovat a realizovat školení a certifikační programy. Pomocí integrované funkcionality servisních objednávek je možné provádět správu kurzů pro externí zdroje s automatickými operacemi potvrzení, fakturace a nákladů.

Řízení zdrojů je součástí modulu Servisní evidence.

Jedním z nejdůležitějších požadavků při poskytování servisu v místě instalace je možnost plánování a řízení servisu v místech instalací. Místo instalace je specifické místo nebo pracoviště, například výrobní závod nebo distribuční centrum, kde je umístěna položka s požadavkem na servis. Při plánování materiálu a rozpisu práce servisních techniků se vychází z informací o pracovní době v daném místě, zejména pokud je v jiné zemi (funkce sestavy kalendáře pro místa instalací).

Dalším specifickým bodem odlišným od ostatních servisních procesů je potřeba stanovit 3 kroky v operaci přidělení. Na rozdíl od standardní operace přidělení, která má 2 kroky "plán" a "dodávku" je třetím a zásadním krokem "zapůjčení technikovi".

Servisní evidence iScala používá kódy míst instalací pro správu míst všech předmětů servisu. Třetí fáze operace přidělení, tj. zapůjčení prostředku technikovi, zajišťuje správnou evidenci materiálu a vlastnických vztahů a včasné zadání navazujících účetních záznamů.

Správa instalací je termín označující proces, kdy firma používá servisní evidenci pro vlastní plánování údržby a prohlídek výrobních zařízení instalovaných ve svých provozovnách. Správu instalací může firma používat také ke správě a údržbě investičního majetku, jako jsou vozidla, počítače, nebo skladová zařízení.

Servisní evidence iScala poskytuje funkcionalitu pro plánování a vytváření servisních objednávek na základě definovaného cyklu údržby vlastního strojního vybavení firmy (definované v Řízení výroby iScala), například požadavky na pravidelný servis jednou za měsíc, nebo denní kontroly.